Khi đến yêu cầu chứng nhận hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản tại Văn phòng Công chứng, đề nghị người yêu cầu công chứng xuất trình toàn bộ bản chính những giấy tờ cần thiết sau đây:

1/ Giấy tờ chứng mình quyền sở hữu, sử dụng đối với tài sản đem thế chấp, cầm cố.

2/ Chứng minh nhân dân + Hộ khẩu + Hôn thú của bên thế chấp , nếu một hoặc hai bên là pháp nhân thì phải có:
- Quyết định thành lập pháp nhân;
- Quyết định bổ nhiệm hoặc Biên bản phân công người đứng đầu pháp nhân kèm CMND (hoặc Passport) của người đó;
- Điều lệ của pháp nhân (trong trường hợp pháp nhân có điều lệ).

3/ Hợp đồng Thế chấp và cầm cố tài sản do hai bên tự lập (tối thiểu là ba bản).

LƯU Ý:

+ Trường hợp, một trong những người là chủ sở hữu chung hợp nhất, chủ sở hữu chung theo phần hay chủ sở hữu cá nhân đối với tài sản cho thuê (cho mượn) vì lý do nào đó không thể đến cơ quan Công chứng bày tỏ ý chí của mình trong việc cho thế chấp, cầm cố thì có thể ủy quyền cho những đồng sở hữu còn lại hoặc cho người khác để thay mình thể hiện ý chí. Giấy ủy quyền này phải được lập tại cơ quan Công chứng hay UBND từ cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện) trở lên;

+ Trường hợp, khi đi giao dịch tại cơ quan Công chứng, người đại diện (đứng đầu) pháp nhân vì lý do nào đó không thể đến Văn phòng Công chứng được mà phải uỷ quyền cho người khác, thì giấy uỷ quyền này phải được lập tại cơ quan Công chứng hoặc UBND cấp huyện trở lên.